Văn thư - Lưu trữ - Văn phòng

Nghề thư ký văn phòng

Thật vậy, phạm vi chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi.

Chi tiết

Kỹ năng cho nhân viên văn phòng

 

Chọn công cụ lập kế hoạch hợp lý 

Nhiều người dùng rất nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng; lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn... Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút. 

Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc - lên thư viện, đi làm, đi học thêm, gối đầu giường khi ngủ và thậm chí cả trong toa-lét (riêng khả năng cơ động này sổ và bút cũng đã hơn đứt laptop). Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó - mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.

Chi tiết

Thói quen xấu gây bệnh của dân văn phòng

Để thích nghi với lịch làm việc thời gian 8 tiếng mỗi ngày, nhiều nhân viên văn phòng đã hình thành những thói quen rất dễ gây bệnh mà không hay biết.

1. Lười vận động

Nhân viên văn phòng thường phải bận rộn tại nơi làm việc, do đó, khó có thời gian để họ tập thể dục. Thậm chí, nếu có thời gian rảnh rổi cũng chẳng mấy người tập thể dục ngay tại phòng làm việc. Việc ít vận động có thể gây ra mệt mỏi, kém tập trung, béo bụng, béo phì và bệnh tim mạch.
Chi tiết

Khen thưởng, xử lý vi phạm và khiếu nại, tố cáo về văn thư

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Người nào vi phạm các quy định về công tác văn thư thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư. Cá nhân có quyền tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

 

Chi tiết

Thu thập, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

 

Hàng năm, lưu trữ hiện hành có trách nhiệm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

Chi tiết

Khen thưởng, xử lý vi phạm và khiếu nại, tố cáo về lưu trữ

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có một trong những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật: hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia; phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia.

Chi tiết

Hướng dẫn chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

 

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản

Chi tiết

Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu

 


 

Đối với văn bản đến, tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

Chi tiết

Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản

Cách thức soạn thảo và ban hành văn bản

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002; Văn bản hành chính (Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển); Văn bản chuyên ngành (các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ); Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội (các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định).
Chi tiết

Quản lý Nhà nước về công tác văn thư

 


 

Nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư bao gồm: Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư; Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.

Chi tiết

Các mẫu văn bản

 

Căn cứ Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Văn phòng UBND TP đã soạn thảo 33 mẫu văn bản để thống nhất thực hiện trên địa bàn TP với một số tiêu chí sau:

 

Về phông chữ: sử dụng phông Times New Roman, bộ mã ký tự tiếng Việt Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909 : 2001.

Chi tiết
Hỗ trợ trực tuyến
Ms.Hiên Phòng Nghiệp Vụ
 0989326990
Đối tác
Khách hàng