1. Những ưu thế vượt trội của tài liệu điện tử

Sự ra đời của tài liệu điện tử làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Các ưu thế của tài liệu điện tử được thể hiện ở những khía cạnh sau:

- Sự chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử: đây chính là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy. Với sự ra đời của internet, chỉ trong vài giây chúng ta có thể chuyển tài liệu đến bất kỳ nơi nào trên trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc và màn hình máy tính. Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời (hầu như ngay lập tức) của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động. 

- Sự kết nối giữa các cá nhân và các đơn vị trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các đơn vị, bộ phận cách xa về địa lý: khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống. Điều này bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử thông qua internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với các hệ thống bên ngoài.

- Bảo đảm quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hệ thống: việc tiếp cận tài liệu và tìm kiếm thông tin trên hệ thống văn bản điện tử có thể mang lại kết quả hầu như ngay lập tức thông qua cơ sở dữ liệu và hệ thống tra tìm tự động. Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tự động. Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin. Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy.  

- Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế của tài liệu điện tử: nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải chép lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, đây vừa là ưu thế của tài liệu điện tử vừa là thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ.

- Ở một mức độ nào đó, sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý cho phép bảo đảm an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho phép làm việc cùng lúc với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản.

- Bảo đảm việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt "vòng đời tài liệu"). Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu. 

2. Những thách thức của tài liệu điện tử đối với nền hành chính và công tác lưu trữ

 Bên cạnh những ưu thế vượt trội trong hoạt động quản lý, tài liệu điện tử cũng đặt nền hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại trước những thách thức không nhỏ, đó là:

a) Đối với nền hành chính

- Sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình. Tài liệu điện tử là tài liệu đọc bằng máy, chúng tồn tại trong môi trường ảo. Khác với tài liệu giấy, thông tin luôn gắn liền với vật mang tin và là một thực thể thống nhất, tài liệu điện tử không phụ thuộc vào vật mang tin và thông tin có thể cùng lúc ở trên các vật mang tin khác nhau. Loại hình tài liệu này chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của máy tính. Điều này luôn tiềm ẩn những nguy cơ: thứ nhất, để sử dụng chúng, cần sự hiện hữu của máy tính điện tử; thứ hai, luôn có nguy cơ hủy hoại hoàn toàn tài liệu khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus (phần mềm).

- Tính pháp lý của tài liệu: vấn đề này  hiện nay là một thách thức lớn đối với nền hành chính, là rào cản đối với vấn đề đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Nếu đối với tài liệu giấy, mọi vấn đề về tính pháp lý đã được giải quyết thì với tài liệu điện tử, mọi vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý còn đang trong quá trình thử nghiệm. Hiện nay, chữ ký số đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số còn tồn tại nhiều bất cập. Về lý thuyết, sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu điện tử có giá trị như tài liệu giấy. Tuy nhiên, chữ ký số, thực chất là một chương trình phần mềm do một tổ chức trung gian có thẩm quyền cấp cho người sử dụng. Dù đây là một bộ mật mã được cấp cho chủ sở hữu, nhưng chủ sở hữu lại không phải là người duy nhất biết bộ mật mã này (ít nhất còn có tổ chức trung gian cung cấp chữ ký số được biết bộ mật mã này). Như vậy, độ an toàn trong vấn đề sử dụng chữ ký số ở đây không tuyệt đối. Ngoài ra, mật mã chữ ký số có thể bị đánh cắp, được chuyển giao cho người khác...

Bên cạnh đó, sự đơn giản trong vấn đề sao chép thông tin tài liệu điện tử cũng là một thách thức khi xét về tính pháp lý của tài liệu điện tử. Nếu đối với tài liệu giấy, khi đã được ký bằng chữ ký tay, bản đã ký được coi là bản gốc và sẽ là duy nhất; mọi sự sao chép sau đó không có giá trị bản gốc (hoặc có giá trị như bản chính nếu được đóng dấu sau khi nhân bản bằng cách photocopy, hoặc có giá trị là bản sao), thì tài liệu điện tử không như vậy. Ngay cả sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu điện tử có thể được sao chép với số lượng bất kỳ và những bản sao đó sẽ không có gì khác biệt so với bản được ký đầu tiên. Như vậy, vấn đề bản chính, bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn tài liệu điện tử.

- Tính an toàn thông tin: đối với văn bản điện tử, việc bảo đảm an toàn thông tin cao hơn so với tài liệu giấy. Tuy nhiên, sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin là một đe dọa đối với sự an toàn thông tin trong nguồn tài liệu điện tử. Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta đã có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết. Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.

b) Đối với công tác lưu trữ

Tài liệu lưu trữ, thực chất, là tấm gương phản ánh một cách trung thực và toàn diện sự phát triển của xã hội, của đất nước. Mỗi một quốc gia đều coi đây là nguồn tài sản, nguồn tài nguyên thông tin vô giá và vô tận. Chúng vừa có giá trị lịch sử, vừa có giá trị thưc tiễn, phục vụ các mặt khác nhau của đời sống xã hội nói chung và là nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nói riêng.

Từ trước đến nay, tài liệu giấy chiếm phần lớn toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia. Để bảo đảm lưu trữ thông tin chứa đựng trên nền giấy, chỉ cần lựa chọn những tài liệu có giá trị và bảo đảm những điều kiện lưu trữ tối thiểu. Vấn đề chỉ là diện tích và sự tìm kiếm những tài liệu cần thiết khi sử dụng. Tuy nhiên, với tài liệu điện tử, công tác lưu trữ có sự thay đổi cơ bản về chất. Với tất cả những ưu thế vượt trội so với tài liệu giấy, tài liệu điện tử mang theo mình những giá trị không thể phủ nhận. Tuy nhiên, loại hình tài liệu này đang đặt công tác lưu trữ hiện đại trước những vấn đề cần giải quyết cấp bách, đó là:

- Sự lỗi thời nhanh chóng của công nghệ: tài liệu điện tử là loại hình tài liệu mà toàn bộ vòng đời của chúng tồn tại trong môi trường điện tử. Cũng như tài liệu giấy, khi hết giá trị hiện hành, tài liệu điện tử cần được chuyển vào lưu trữ. Tài liệu điện tử được đưa vào lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau là sản phẩm của công nghệ điện tử. Do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, những thế hệ máy móc và chương trình phần mềm cũng nhanh chóng lỗi thời, sự không tương thích của các thế hệ, có thể dẫn đến sự bất lực của con người khi không thể tiếp cận thông tin được lưu giữ trong những thế hệ công nghệ trước.

- Độ tin cậy và giá trị pháp lý của thông tin tài liệu lưu trữ điện tử: hiện nay, chữ ký số là phương tiện duy nhất để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử. Mặc dù về lý thuyết, chỉ cần tài liệu được ký khi chữ ký còn hiệu lực, tuy nhiên, độ tin cậy và giá trị pháp lý của tài liệu sẽ là vấn đề phải xem xét khi chữ ký số đã được ký hết hiệu lực ở vào thời điểm tài liệu lưu trữ được sử dụng.

- Vấn đề an toàn thông tin: đây là vấn đề đặt ra đối với cả nền hành chính và công tác lưu trữ. Nguồn thông tin điện tử có thể được bảo vệ bằng những chương trình bảo mật (bằng mã số hay những chương trình hạn chế truy cập), tuy nhiên, khả năng xâm nhập bất hợp pháp và khả năng phá mã của haker luôn tồn tại và đe dọa tính an toàn của thông tin.

 - Vấn đề bản gốc, bản chính, bản sao: trong công tác lưu trữ tài liệu trên nền giấy, bản gốc luôn là bản có giá trị pháp lý cao nhất và luôn là duy nhất. Tuy nhiên, sự đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử đã xóa nhòa ranh giới của bản gốc, bản chính và bản sao. Việc tồn tại cùng lúc nhiều bản gốc (bản chính) và bản sao giống y hệt như bản chính và sự phân định giá trị giữa những bản này ra sao hiện nay là câu hỏi chưa có lời giải đáp. Ngoài ra, việc tiêu hủy tài liệu điện tử không đồng nghĩa với việc tiêu hủy hoàn toàn thông tin cũng bởi lý do đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử.

Sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm thay đổi hoàn toàn diện mạo của hoạt động văn bản trong công tác hành chính và chúng đang ngày càng trở nên không thể thay thế trong hoạt động quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu thế của tài liệu điện tử là những thách thức, mà để giải quyết chúng, giúp cho tài liệu điện tử phát huy tối đa những tính năng vượt trội, đòi hỏi sự nỗ lực và phối hợp chặt chẽ của các nhà quản lý, các chuyên gia công nghệ, những người làm công tác hành chính và công tác lưu trữ.

NGƯT. TS. Triệu Văn Cường - Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bài đăng trên Tạp chí Tổ chức nhà nước
Nguồn: Tạp chí Tổ chức Nhà nước điện tử
www.https://tcnn.vn/