Ngay sau khi đất nước giành được độc lập, ngày 08/9/1945, Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã ra Sắc lệnh thành lập và chỉ định người đứng đầu Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Tiếp đó, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 01C-VP nhấn mạnh tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia [1] và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền.
Nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lý thống nhất của nhà nước về công tác lưu trữ, ngày 04/9/1962, Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ).
Nghị định số 102-CP ngày 04/02/1962 của Phủ Thủ tướng v/v thành lập Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng. Nguồn: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Trong những năm đầu mới thành lập, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã xây dựng và trình Nhà nước ban hành nhiều văn bản quan trọng về công tác văn thư - lưu trữ như Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ; Thông tư số 09/BT ngày 08/3/1965 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng về tổ chức lưu trữ ở các Bộ và kho lưu trữ địa phương;… Đặc biệt, Cục Lưu trữ đã xây dựng chủ trương, đề án để quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thống nhất trên cả nước, tạo cơ sở cho hoạt động lưu trữ phát triển, trong đó có Đề án, kế hoạch công tác lưu trữ đối với miền Nam năm 1968. Đề án, kế hoạch này rất cần thiết bởi tài liệu lưu trữ ở miền Nam có một vị trí quan trọng trong toàn bộ khối tài liệu lưu trữ ở Việt Nam. Đặc biệt, đề án thể hiện sự chuẩn bị cho công cuộc thống nhất đất nước trong lĩnh vực lưu trữ; đồng thời, khẳng định tầm nhìn chiến lược của Đảng và Nhà nước ta.
Đề án, kế hoạch của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng về công tác lưu trữ đối với miền Nam năm 1968. Nguồn: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông Phủ Thủ tướng, mục lục 3, hồ sơ 14764, tờ 02-06.
Về lý do để xây dựng đề án: Thứ nhất, đề án đã đề cập tới tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nói chung “tài liệu lưu trữ là một trong những căn cứ chính xác nhất về nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử, tổng kết kinh nghiệm. Nó phản ánh mọi mặt hoạt động kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, quân sự, … qua các thời kỳ của một dân tộc… phản ánh đường lối chủ trương lãnh đạo của Đảng và Nhà nước trong quá trình lịch sử [2]”. Thứ hai, tài liệu lưu trữ ở miền Nam chiếm một vị trí quan trọng. Đất nước Việt Nam là một, dân tộc Việt Nam là một góp phần phản ánh quá trình lịch sử của dân tộc Việt Nam, đường lối đấu tranh của Đảng và Nhà nước nên không thể thiếu tài liệu lưu trữ ở miền Nam. Tài liệu lưu trữ của hai miền Nam – Bắc tạo nên một khối tài liệu lưu trữ thống nhất của cả nước. Bên cạnh đó, các kho tài liệu lưu trữ của Huế, Sài gòn là nơi tập trung tài liệu lưu trữ của Trung Kỳ và Nam Kỳ trước đây, là nơi đã sớm nổ ra các cuộc đấu tranh chống xâm lược Pháp ngay từ buổi đầu… Các kho tài liệu lưu trữ của các triều đại phong kiến ở Huế còn phản ánh một phần lịch sử cận đại của nước ta…Các kho tài liệu lưu trữ ở Sài Gòn còn lưu giữ những tài liệu quý mà thực dân Pháp trước khi rút khỏi miền Bắc năm 1954 đã chiếm của kho lưu trữ Hà Nội mang vào đó để [3]. Bên cạnh đó, ở miền Nam còn có khối tài liệu lưu trữ của Đảng ta (Trung ương Cục và các cấp bộ) và của Mặt trận Dân tộc giải phóng các cấp, nói lên sự lãnh đạo tài tình của Đảng và tinh thần đấu tranh anh dũng của nhân dân ta. Thứ ba, tài liệu lưu trữ ở miền Nam là một phần không thể thiếu trong việc nghiên cứu lịch sử dân tộc Việt Nam, xã hội Việt Nam. Đặc biệt, tài liệu lưu trữ ở miền Nam còn có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc quản lý và xây dựng miền Nam sau khi hoà bình lập lại [4]. Vì vậy, việc xây dựng đề án, kế hoạch về công tác lưu trữ đối với miền là một yêu cầu vô cùng cấp thiết trong hoàn cảnh lúc bấy giờ khi đất nước bị chia cắt làm 2 miền Nam - Bắc theo Hiệp định Giơ-ne-vơ được ký kết từ năm 1954. Đồng thời, góp phần hoàn thiện Phông tài liệu lưu trữ của Việt Nam, giúp cho việc quản lý, bảo quản an toàn cũng như phát huy giá trị tài liệu trong các giai đoạn tiếp theo và làm hạn chế tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu dẫn tới việc thiếu hụt tài liệu của các Phông lưu trữ sau này.
Về tình hình tài liệu lưu trữ ở miền Nam: Đề án đã nêu lên được các loại và các khối tài liệu lưu trữ như:
Một là, các kho tài liệu lưu trữ, đã có hai kho tài liệu lưu trữ ở Huế và Sài Gòn được lập theo Nghị định ngày 26/12/1918 của Toàn quyền Đông Dương để thu nhập các tài liệu lưu trữ của Phủ Thống đốc Nam Kỳ và Phủ Khâm sứ Trung Kỳ và các cơ quan trực thuộc và tài liệu lưu trữ của các tỉnh thuộc 2 xứ trên [5]. Ngoài 2 kho tài liệu lưu trữ lớn trên, còn có các kho tài liệu lưu trữ của các triều đại cũ, kho tài liệu lưu trữ của Bảo Đại ở trong Đại Nội và kho tài liệu lưu trữ của Ngô Đình Nhu. Các loại tài liệu trên phần lớn là chữ Pháp và chữ Việt, sau này có chữ Anh, tài liệu lưu trữ của các nhà vua bằng chữ Hán.
Hai là, các tài liệu lưu trữ hình thành nên trong các cơ quan nhưng chưa nạp vào kho lưu trữ, loại tài liệu này có nhiều ở hầu hết các cơ quan, nhưng đặc biệt quan trọng là ở các cơ quan chính trị, quân sự, cảnh sát, tình báo đầu não…
Ba là, tài liệu của các cấp bộ Đảng, Mặt trận Dân tộc giải phóng và Quân đội giải phóng, loại tài liệu này trước đây có số lượng ít vì điều kiện hoạt động khó khăn và đơn giản, nhưng nay các mặt công tác phát triển, nên loại tài liệu này ngày càng nhiều, tài liệu của cơ quan nào cơ quan ấy giữ, chọn lọc những thứ cần giữ còn thì tiêu huỷ để di chuyển khi cần thiết [6]. Ngoài ra còn tài liệu lưu trữ quý giá khác như một số lớn tài liệu lưu trữ của các cơ quan trong thời kỳ kháng chiến trước hoặc những tài liệu của các xí nghiệp tư bản tư nhân lớn miền Nam. Có thể thấy rằng, tài liệu lưu trữ ở miền Nam là những chứng cứ sống động, phản ánh khách quan và toàn diện lịch sử trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ở miền Nam qua các thời kỳ lịch sử.
Do ý nghĩa và tầm quan trọng cũng như thực trạng tình hình tài liệu ở miền Nam, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã đề ra kế hoạch cụ thể. Trước hết, đặt cán bộ chuyên trách để tìm hiểu, nghiên cứu về công tác lưu trữ ở miền Nam. Thứ hai, tìm hiểu tình hình, cán bộ chuyên trách có nhiệm vụ tìm mọi cách nghiên cứu tìm hiểu nắm tình hình một cách rõ ràng, chính xác; được giới thiệu đến Ban Thống nhất Trung ương để nắm tình hình và cần cử cán bộ vào Nam để nắm bắt tình hình cụ thể. Thứ ba, cần đào tạo cán bộ: Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ, tổ chức quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ cho Mặt trận, Đảng bộ và các cơ quan các cấp trực thuộc Mặt trận, loại cán bộ này cần có ngay; Cán bộ hướng dẫn và quản lý công tác lưu trữ ở các kho lưu trữ cũ, cán bộ này cần có trình độ chính trị vững vàng, có nghiệp vụ lưu trữ tương đối, biết Pháp, Anh và Hán văn; Cán bộ làm công tác nghiệp vụ cụ thể trực tiếp để làm công tác lưu trữ tại các cơ quan Quân, Dân, Chính, Đảng ở miền Nam hiện nay và sau này làm tại các kho lưu trữ tiếp quản để triển khai công tác và thay dần những nhân viên lưu dụng cần thiết. Ngoài ra, đề án còn đưa ra cách giải quyết vấn đề cán bộ: Xin một quỹ đào tạo để Cục Lưu trữ tuyển một số học sinh miền Nam đủ tiêu chuẩn đào tạo cho có nghiệp vụ rồi cho về; Đề nghị Ban Thống nhất cử một số cán bộ, học sinh giao cho Cục Lưu trữ đào tạo; Cử người vào trong Nam mở lớp huấn luyện cho thanh niên nam nữ đã biết chữ Pháp, Anh để làm công tác nghiệp vụ cụ thể, trực tiếp; Đưa học sinh ra nước ngoài học về lưu trữ…
Cuối cùng, Cục Lưu trữ còn đưa ra kiến nghị để thực hiện đề án, kế hoạch công tác lưu trữ đối với miền Nam. Cục Lưu trữ đề nghị với Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam và Bộ Chỉ huy các lực lượng giải phóng miền Nam đặt công tác bảo vệ hồ sơ tài liệu là một công tác khi đánh vào các thành phố, đồn địch, cơ quan địch hoặc khi tiếp quản hồ sơ tài liệu lưu trữ. Đồng thời, Cục Lưu trữ cũng đề nghị Phủ Thủ tướng có chỉ thị cho các cơ quan giữ tài liệu của miền Nam tập kết phải bảo quản tốt số tài liệu đó, báo cáo cho Phủ Thủ tướng biết và chỉ thị cho Uỷ ban Thống nhất phải chấn chỉnh công tác lưu trữ của mình [7].
Như vậy, toàn bộ nội dung đề án, kế hoạch của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng về công tác lưu trữ miền Nam đã nêu khá đầy đủ, cụ thể về lý do, thực trạng cũng như cách thức thực hiện đề án, kế hoạch. Trong bối cảnh đất nước bị phân chia thành hai miền Nam – Bắc, đề án này được xây dựng có ý nghĩa trên nhiều mặt, có ý nghĩa hết sức to lớn góp phần làm hoàn thiện khối tài liệu lưu trữ trên cả nước giúp cho Cục Lưu trữ tổ chức quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trên cả nước đồng thời tạo cơ sở để hình thành Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; đề án đã đưa ra kế hoạch ngắn hạn, dài hạn cho công tác lưu trữ ở miền Nam nhằm góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức lưu trữ ở miền Nam nói riêng và của toànViệt Nam nói chung và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ trên nhiều mặt; đồng thời, khẳng định vai trò của công tác lưu trữ đối với xã hội qua các giai đoạn lịch sử của dân tộc; khởi đầu trong việc lưu trữ khối tài liệu ở miền Nam, giúp cho những người làm lưu trữ tiếp tục sứ mệnh “giữ gìn ký ức” cho thế hệ hiện tại và tương lai, góp phần cho công cuộc xây dựng vào bảo vệ Tổ quốc. (Hiện toàn bộ nội dung đề án, kế hoạch đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông Phủ Thủ tướng, mục lục 3, hồ sơ 14764, tờ 02 – 06)./.
----------------------
Chú thích:
1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông tài liệu sưu tầm, hồ sơ 07, tờ 01.
2, 3. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông Phủ Thủ tướng, mục lục 3, hồ sơ 14764, tờ 02.
4, 5. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông Phủ Thủ tướng, mục lục 3, hồ sơ 14764, tờ 03.
6. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông Phủ Thủ tướng, mục lục 3, hồ sơ 14764, tờ 04.
7. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông Phủ Thủ tướng, mục lục 3, hồ sơ 14764, tờ 05-06.
Tác giả: Trần Hoàn (Trung tâm Lưu trữ quốc gia III)
Nguồn bài viết: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. https://luutru.gov.vn/
