Máy hủy giấy văn phòng là thiết bị giúp đảm bảo bí mật thông tin cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp
Máy hủy tài liệu văn phòng hay còn gọi là máy hủy giấy là thiết bị văn phòng được cấu tạo bao gồm hệ thống các lưỡi dao, bánh răng, thùng chứa và đầu máy… Các lưỡi dao được xếp xen kẽ với nhau để khi người dùng đưa tài liệu vào, giấy đi qua các lưỡi dao và sẽ được hủy thành mảnh vụn hoặc sợi tùy loại, dòng máy. Ngoài giấy ra, máy còn hủy được các loại chất liệu nhựa như các thẻ tín dụng, đĩa CD, USB, card visit… không thể lắp ghép lại được.
Chúng ta thường có thói quen vứt bỏ những tài liệu không còn sử dụng vào thùng rác. Thậm chí những tài liệu quan trọng như hồ sơ, dữ liệu khách hàng, kế hoạch công việc, tài liệu các dự án hay những tài liệu riêng tư như tài khoản ngân hàng. Các hồ sơ tài liệu có thể nó đã không còn giá trị với mình nhưng lại có giá trị nhất định với kẻ khác. Chính điều này tạo ra mối nguy hại từ các thông tin nhạy cảm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc thông tin cá nhân bị rơi vào tay kẻ xấu có khả năng rất lớn.
Vậy nên việc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trang bị một chiếc máy hủy tài liệu văn phòng là rất hữu ích. Người ta vẫn nói thương trường là chiến trường, khi sự cạnh tranh trong giới kinh doanh ngày càng khắc nghiệt. Việc bảo vệ những thông tin cá nhân, những dữ liệu nhạy cảm, bí mật, quan trọng là việc vô cùng quan trọng của một doanh nghiệp hay tổ chức nào đó.
Việc lựa chọn máy hủy tài liệu không chỉ so sánh về mức giá, thương hiệu, chất lượng mà bạn còn phải tìm hiểu về công suất của nó để phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu bạn quyết định mua một chiếc máy hủy giấy công suất nhỏ, trong khi khối lượng tài liệu cần hủy lớn và thường xuyên thì rõ ràng đây là lựa chọn sai lầm.
Một chiếc máy hủy giấy văn phòng nhỏ chỉ đáp ứng được công suất <5 tờ/ 1 lần, mỗi lần mất khoảng thời gian 10 phút. Như vậy để hủy một khối lượng tài liệu văn phòng lớn thì cần thời gian và công sức không nhỏ để hoàn thành. Hoặc nếu khối lượng tài liệu hủy của bạn không nhiều và thường xuyên, mà bạn lại đầu tư trang bị một máy hủy tài liệu công nghiệp công suất lớn thì điều này là không cần thiết, gây nên sự lãng phí về tiền bạc.
Lựa chọn máy hủy tài liệu có công suất phù hợp để tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí cho bạn
Hiện tại trên thị trường máy hủy tài liệu văn phòng được chia ra nhiều phân khúc, cả về công suất lẫn mức giá. Với các máy hủy văn phòng công suất lớn có thể hủy 1000 tờ/lần, mỗi lần 15 phút. Các dòng máy loại này có giá cả tương đối cao, song hiệu quả công việc mà máy mang lại rất nhiều. Tóm lại, tùy vào khối lượng tài liệu cần hủy mà bạn nên tìm hiểu về công suất của loại máy cần mua cho phù hợp. Với các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước, khi khối lượng tài liệu hết giá trị cần hủy thường được dồn lại trong nhiều năm với khối lượng lớn. Chúng tôi khuyên bạn nên tìm đến các nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp để được hỗ trợ về thủ tục cũng như đảm bảo tính bảo mật và nhanh chóng nhất.
Ngoài các thông tin về máy hủy tài liệu chúng tôi đã nói ở trên, thì trước khi quyết định mua máy bạn cần nắm rõ những thông tin sau. Bởi mỗi loại máy hủy có đặc tính kỹ thuật, hình thức hủy, công suất hủy khác nhau. Máy càng hiện đại, nhiều tính năng và công suất hủy càng lớn trong thời gian ngắn nhất thì thường giá thành sẽ cao hơn.
Tùy theo mức độ tính bảo mật của loại tài liệu cần hủy của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp mình để bạn tìm mua các chủng loại máy phù hợp. Với các loại hồ sơ tài liệu cần tính bảo mật cao thì nên chọn các loại máy có chế độ hủy thành mảnh vụn. Còn với những tài liệu không đặc biệt quan trọng thì chỉ cần sử dụng loại máy có chế độ hủy thành dạng sợi theo chiều ngang và chiều dọc.
Chế độ hủy mảnh: Ở chế độ này, hồ sơ tài liệu cần hủy sau khi đưa vào máy hủy giấy sẽ bị cắt nhỏ thành các mạnh vụn đều nhau theo hình vuông kích cỡ khá lớn. Với chế độ hủy giấy này, mức độ bảo mật sau khi hủy không được cao như chế độ hủy sợi, song nó có thể hủy được cả kẹp giấy, đĩa cd và thẻ tín dụng.
Chế độ hủy sợi: Một chiếc máy hủy tài liệu văn phòng thông thường có 3 chế độ hủy khác nhau, vì thế kích thước và chất lượng giấy sau khi hủy cũng hoàn toàn khác. Nếu như bạn muốn thông tin trên các tài liệu cần hủy được bảo mật tuyệt đối thì chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn chế độ hủy sợi vì kẻ xấu có thể ghép các mảnh giấy vụn lại với nhau để có được thông tin.
Lựa chọn chế độ hủy của máy hủy giấy văn phòng chính là lựa chọn chế độ bảo mật của tài liệu sau khi hủy
Chế độ hủy an toàn: Là chế độ áp dụng cho những loại tài liệu yêu cầu tính bảo mật cực sao sau khi hủy. Với các loại tài liệu nhạy cảm, bạn nên sử dụng chế độ này để có thể xóa sạch mọi dấu vết. bởi tài liệu sau khi hủy có kích thước siêu vụn (hình vuông đều nhau kích cỡ 2-3mm) mà không thể phục hồi hoặc ghép lại được.
Xem thêm : Dịch vụ hủy tài liệu số lượng lớn nhanh chóng và tiết kiệm.
Một máy hủy giấy văn phòng công suất bình thường có khả năng hủy 5 đến 6 tờ mỗi lần. Sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức để hủy với số lượng tài liệu lớn. Như vậy có lời khuyên dành cho bạn là nên lựa chọn các loại máy có công suất lớn hơn với nhu cầu sử dụng để giảm thời gian hủy và tăng tuổi thọ máy.
Hầu hết những người làm văn phòng đều cần không gian yên tĩnh để làm việc. Chắc chắn không ai muốn chiếc máy hủy tài liệu của mình mỗi khi vận hành lại phát ra tiếng ồn cực lớn gây khó chịu cho bản thân và những người xung quanh đúng không nào. Chính vì vậy trước khi mua máy bạn nên chú ý đến điểm này nhé. Với máy hủy tài liệu có độ ồn nhẹ là từ 45 -50 Db (decibel), 70-80Db. Các loại máy có độ ồn >100Db là các dòng máy có độ ồn cao nếu nghe lâu và thường xuyên có thể điếc đấy nhé.
Cuối cùng là giá của sản phẩm, bạn nên tùy theo khả năng tài chính của mình hay của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp mình bàn giao ngân sách mà chọn các sản phẩm phù hợp. Với ngân sách của bạn trong khoảng từ 5 đến 7 triệu thì nên chọn các dòng sản phẩm Silicon PS, còn muốn sở hữu chiếc máy cao cấp hơn thì bạn có thể tham khảo các dòng máy của Nikatei nhé. Vấn đề giá cả của máy hủy giấy chúng tôi sẽ đề cập ở một bài viết cụ thể sau, bởi giá cả của từng loại máy thường biến động và hầu như không được niêm yến giá cụ thể.
Trên đây là một số thông tin và những lưu ý trước khi bạn quyết định trang bị một chiếc máy hủy tài liệu văn phòng. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ tìm được sản phẩm phù hợp với nhu cầu của bản thân và cơ quan mình để thực hiện việc hủy tài liệu nhanh chóng, bảo mật và tiết kiệm nhất.
Xem thêm : Thủ tục hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ đúng quy định
